Manajemen Persediaan

Manajemen Sediaan Tradisional

Biaya Sediaan (Inventory Cost)

Ada dua jenis biaya yang terkait dengan sediaan. Jika sediaan merupakan barang
yang dibeli dari pihak luar, maka timbul biaya pemesanan dan biaya angkut. Namun
jika barang tersebut diproduksi sendiri, maka timbul biaya set up dan biaya angkut.
Pada dasarnya biaya pemesanan dan biaya setup adalah sama, yaitu biaya untuk
memperoleh sediaan; perbedaaannya hanya pada aktivitas yang dilakukan, yaitu
melakukan pemesanan vs menyiapkan peralatan dan fasilitas produksi.

1. Biaya pemesanan (ordering costs): biaya yang timbul dari pemesanan dan
penerimaan pesanan.

2. Biaya setup (setup costs): biaya menyiapkan peralatan dan fasilitas agar dapat
digunakan untuk memproduksi produk atau komponen tertentu.

3. Biaya penyimpanan (carrying costs): biaya untuk menyimpan sediaan. Namun jika persediaan tidak diketahui dengan pasti, akan timbul stockout cost, yaitu biaya akibat tidak adanya sediaan pada saat muncul permintaan dari pelanggan, misal penjualan yang hilang, biaya ekspedisi, dan biaya akibat gangguan produksi.

Alasan Tradisional untuk Memegang Persediaan

Ada beberapa alasan yang membuat perusahaan mempertahankan tingkat sediaan tertentu, antara lain:

1. Untuk memperoleh keseimbangan antara biaya pemesanan/biaya setup dengan
biaya penyimpanan.

2. Mengatasi ketidakpastian permintaan dan memuaskan permintaan pelanggan.

3. Menghindari penutupan fasilitas manufaktur, karena: (a) kegagalan mesin, (b)
komponen yang rusak, (c) ketidaktersediaan komponen, (d) keterlambatan
pengiriman komponen.

4. Mengantisipasi ketidakandalan proses produksi

5. Memanfaatkan diskon

6. Berjaga-jaga terhadap kenaikan harga di masa yang akan datang

Kuantitas Pesanan Ekonomi: Model Persediaan Tradisional

Dalam mengembangkan kebijakan tentang sediaan, ada dua pertanyaan yang
harus dijawab:

1. Berapa banyak barang yang harus dipesan/diproduksi?

2. Kapan pesanan dilakukan/setup dimulai?

Pertanyaan pertama berhubungan dengan tujuan perusahaan untuk
menentukan kuantitas pesanan yang meminimkan biaya total. Kuantitas pesanan ini
disebut dengan EOQ (economic order quantity). Pertanyaan kedua berhubungan dengan titik pemesanan (ROP = reorder point), yaitu titik waktu dimana pesanan baru harus dilakukan/setup dimulai. Titik pemesanan ini merupakan suatu fungsi dari EOQ, waktu tunggu (lead time), dan
tingkat dimana sediaan pada saat sediaan habis.

Manajemen Sediaan JIT (Just In Time)

JIT merupakan suatu sistem yang mendorong produksi barang berdasarkan
permintaan pada saat ini, bukan melalui mekanisme terjadwal yang didasarkan pada
antisipasi atas suatu permintaan. Konsep pembelian JIT menuntut pemasok untuk
mengirimkan bahan baku dan komponen produksi lainnya pada saat proses produksi
akan dilaksanakan. Pasokan bahan harus dihubungkan dengan produksi dan proses
produksi dihubungkan dengan permintaan.

Tujuan strategik JIT adalah meningkatkan laba dan posisi kompetitif
perusahaan. Tujuan ini dapat tercapai dengan mengendalikan biaya, meningkatkan
kinerja pengiriman, dan meningkatkan kualitas.

Karakteristik Dasar JIT

Tata Letak Pabrik. Jenis dan efisiensi tata letak pabrik dikelola secara berbeda dalam proses manufaktur JIT. Dalam pekerjaan secara tradisional dan proses manufaktur secara batch, produk dipindahkan dari satu kelompok mesin yang sama ke kelompok mesin yang lainnya. Sel manufaktur terdiri dari mesin-mesin yang dikelompokkan dalam kumpulan, biasanya dalam bentuk setengah lingkaran.

Pengelompokan dan Pemberdayaan Karyawan. Perbedaan struktural utama lainnya antara organisasi JIT dan tradisional berhubungan pada pengelompokan dan tanggung jawab karyawan. Sebagaimana baru saja ditunjukkan, tiap sel dipandang sebagai suatu pabrik mini.

Total Quality Control. Secara sederhana, JIT tidak dapat diimplementasikan tanpa suatu komitmen pada pengendalian kualitas total. TQC pada intinya adalah suatu pengejaran tanpa henti untuk suatu kualitas sempurna, usaha untuk mendapatkan suatu desain produk dan proses manufaktur tanpa cacat.

Ketelusuran Biaya Overhead. Suatu sistem pembiayaan menggunakan tiga metode untuk membebankan biaya pada produk individual : penelusuran langsung, penelusuran penggerak, dan alokasi. Dari ketiga metode, penelusuran langsung adalah yang paling akurat dan, sehingga, lebih disukai daripada dua metode lainnya.

Kontrak Jangka Panjang, Pengisian Kembali yang Berkelanjutan, Pertukaran Data Elektronik dan JIT II. Dengan pengisian kembali berkelanjutan, pembuat barang mengambil alih fungsi manajemen persediaan pengecer. Pembuat barang memberitahu pengecer kapan dan berapa banyak persediaan yang harus dipesan kembali.

Kinerja Jatuh Tempo : Solusi JIT

Kinerja jatuh tempo adalah ukuran kemampuan perusahaan untuk menanggapi kebutuhan pelanggan. Sistem JIT memecahkan maslah kinerja jatuh tempo bukan dengan menimbun persediaan, tetapi dengan mengurangi tenggang waktu secara dramatis.

Menghindari Penghentian Produksi dan Keandalan Proses : Pendekatan JIT

Kebanyakan penghentian produksi terjadi karena salah satu dari tiga alasan : kegagalan mesin, kecacatan bahan baku atau subperakitan, dan ketidaktersediaan bahan baku atau subperakitan. Memiliki persediaan adalah suatu solusi tradisional atas semua masalah tersebut.

Pemeliharaan Pencegahan Total. Kegagalan mesin nol adalah tujuan pemeliharaan pencegahan total. Dengan memberikan perhatian lebih pada pemeliharaan pencegahan, sebagian besar kegagalan mesin dapat dihindari.

Sistem Kanban. Untuk menjamin bahwa komponen atau bahan baku tersedia ketika dibutuhkan, digunakan sebuah sistem yang disebut sistem kanban. Ini adalah sebuah sistem informasi yang mengendalikan produksi melalui penggunaan tanda atau kartu. Kanban penarikan merinci kuantitas proses berikutnya yang harus ditarik dari proses sebelumnya. Kanban produksi merinci kualitas yang harus diproduksi oleh proses sebelumnya. Kanban pemasok digunakan untuk memberitahukan pemasok agar menyerahkan lebih banyak komponen; dan juga merinci komponen tersebut dibutuhkan.

Diskon dan Kenaikan Harga : Pembelian JIT versus Menyimpan Persediaan

Secara tradisional, persediaan disimpan sehingga perusahaan dapat mengambil keuntungan diskon kuantitas dan melindungi diri dari kenaikan harga di masa mendatang atas barang yang dibeli. Tujuannya adalah untuk menurunkan biaya persediaan. Sistem JIT mencapai tujuan yang sama tanpa harus menyimpan persediaan. Solusi JIT adalah menegosiasikan kontrak jangka panjang dengan sejumlah kecil pemasok terpilih yang berlokasi sedekat mungkin dengan fasilitas produksi dan membangun keterbatasan pemasok secara lebih intensif.

Keterbatasan JIT

JIT bukan merupakan pendekatan yang dapat dibeli dan diterapkan dengan hasil segera. Implementasinya merupakan proses evolusioner, bukan revolusioner. Di sini dibutuhkan kesabaran. JIT sering kali disebut sebagai program penyederhanaan – namun ini bukan berarti ia mudah atau sederhana untuk diterapkan.

Teori Kendala

Setiap perusahaan menghadapi sumber daya yang terbatas dan permintaan yang terbatas atas setiap produk. Keterbatasan-keterbatasn ini disebut kendala.

Konsep Dasar

TOC memfokuskan pada tiga ukuran kinerja organisasi : throughput, persediaan, dan beban operasi. Throughput adalah tingkat di mana suatu organisasi menghasilkan uang melalui penjualan. Dalam istilah operasional, throughput adalah selisih antara pendapatn penjualan dan biaya variabel tingkat unit seperti bahan baku dan listrik. Persediaan adalah seluruh uang yang dikeluarkan organisasi dalam mengubah bahan baku menjadi throughput. Beban operasi disefinisikan sebagai seluruh uang yang dikeluarkan organisasi untuk mengubah persediaan menjadi throughput.

Produk yang Lebih Baik. Produk yang lebih baik berarti kualitas yang lebih tinggi. Hal ini juga berarti bahwa perusahaan mampu memperbaiki produk dan menyediakan produk yang sudah diperbaiki tersebut secara cepat ke pasar.

Harga yang Lebih Rendah. Persediaan yang rendah akan mengurangi biaya penyimpanan, biaya investasi per unit, dan beban operasi lainnya seperti lembur dan beban pengiriman khusus. Harga yang lebih rendah atau margin produk yang lebih tinggi dapat saja terjadi jika kondisi kompetitif tidak memerlukan pemotongan harga.

Daya Tanggap. Tingkat persediaan menandakan kemampuan perusahaan untuk merespon. Tingkat yang tinggi secara relatif terhadap pesaing akan mengakibatkan kelemahan kompetitif. Dengan kata lain, TOC menekankan pengurangan persediaan dengan mengurangi teggang waktu.

Langkah-langkah TOC.

Teori kendala menggunakan lima langkah untuk mencapai tujuan memperbaiki kinerja organisasi:

1. Mengidentifikasi kendala-kendala perusahaan.

2. Mengeksploitasi kendala-kendala yang mengikat.

3. Mensubordinasi apa saja yang lain dari keputusan yang dibuat pada langkah 2.

4. Mengangkat kendala-kendala yang mengikat.

5. Mengulangi proses.